Als jouw organisatie beschikt over een Microsoft 365 Enterprise-licentie, is de kans groot dat de meeste medewerkers toegang hebben om Power Automate-flows en Power Apps te maken. Beide zijn standaardfuncties die standaard voor alle medewerkers zijn ingeschakeld. Gebruikers vinden knoppen om applicaties en flows te starten of aan te maken in SharePoint, Teams en zelfs Excel. Standaard zijn ook alle beschikbare connectoren beschikbaar, waaronder connectoren naar sociale media zoals Twitter, maar ook connectoren naar persoonlijke opslagdiensten zoals Dropbox. En daar schuilt een deel van het risico.
Sommige van onze klanten wilden meer controle over de diensten, zodat ze beter konden begrijpen welke impact deze hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering. Laten we eens bekijken waarom jedeze functies misschien wilt uitschakelen en welke opties er beschikbaar zijn om op een meer gedetailleerde manier controle uit te oefenen
Waarom zou je overwegen om Flow en Power Apps uit te schakelen?
Er zijn drie veelvoorkomende argumenten om Power Automate en Power Apps uit te schakelen wanneer organisaties het hebben over de implementatie en het beheer van deze diensten:
- Grotere druk op IT- en ondersteuningsmedewerkers
- Kritieke bedrijfsapps die niet door professionele ontwikkelaars zijn ontwikkeld
- Verlies van controle door IT
Verhoogde druk op IT- en ondersteuningsmedewerkers
Bedrijven zijn bezorgd dat de vraag naar ondersteuning door het IT-personeel zal toenemen wanneer iedereen Flows en Apps kan maken. Het ligt voor de hand dat, als dit gebeurt zonder de juiste begeleiding en uitleg, de werkdruk van de ondersteuningsmedewerkers zal toenemen.
Er zullen nieuwe vragen over deze diensten rijzen die beantwoord moeten worden, terwijl de IT-afdeling niet per se experts zijn. Dit zal ook leiden tot verzoeken om applicaties die op dit platform zijn gebouwd, afkomstig van afdelingen die niet over de capaciteit beschikken om deze zelf te ontwikkelen.
Kritieke bedrijfsapps die niet door professionele ontwikkelaars zijn gemaakt
Aan de slag gaan met het maken van een Flow of Power App is eenvoudig dankzij de enorme hoeveelheid informatie die beschikbaar is om zelf te leren. Daardoor kan een medewerker met succes een eenvoudige app maken die al snel populair kan worden. Voor je het weet, groeit dit uit tot een kritieke bedrijfsapplicatie waarvoor de IT-afdeling geacht wordt ondersteuning en onderhoud te bieden. Dergelijke eenvoudige apps doorlopen doorgaans niet de klassieke ontwikkelingscyclus met grondige tests, versiebeheer, enzovoort. Als er iets misgaat in de applicatie, kunnen de gevolgen op de lange termijn aanzienlijk zijn.
Verlies van controle door IT
In een standaardsituatie, zonder enige aanpassingen, worden alle Flows en Power Apps opgeslagen in de standaardomgeving. Iedereen die een Power App probeert te maken of met Power Automate aan de slag gaat, slaat zijn gegevens dus in dezelfde omgeving op. Dit leidt uiteindelijk tot een wildgroei aan Flows en Power Apps, waardoor het onduidelijk wordt welke experimenten zijn en welke daadwerkelijk worden gebruikt ter ondersteuning van bedrijfsprocessen.
Reality Check: Wat gebeurt er als je de toegang uitschakelt?
Het uitschakelen van de toegang tot Power Automate en Power Apps is een begrijpelijke, maar wellicht extreme reactie op de bovengenoemde knelpunten. Het uitschakelen van de ene dienst betekent niet noodzakelijkerwijs dat je de andere ook moet uitschakelen. Door de toegang tot deze diensten te beperken, beperk je ook de potentiële voordelen ervan, zoals verhoogde efficiëntie en productiviteit, gestroomlijnde processen en verbeterde samenwerking. Wanneer medewerkers een behoefte hebben, gaan ze op zoek naar een oplossing en gebruiken ze technologie die ze al kennen om hun dagelijkse activiteiten te stroomlijnen.
Perfecte voorbeelden hiervan zijn Microsoft Access en Microsoft Excel. Medewerkers gebruiken deze programma’s om eenvoudige apps te maken: van simpele formulieren tot complete administratieve processen. Een groot deel van deze Excel-bestanden bevat bedrijfsgegevens, bedrijfsprocessen, regels, logica en berekeningen. De spreadsheets worden doorgaans niet centraal opgeslagen of beheerd, en ze worden losjes gedeeld onder de betrokken medewerkers.
Wanneer hier iets misgaat of wanneer de maker de organisatie verlaat, wordt er naar de IT-afdeling gekeken om de situatie onder controle te krijgen. IT-afdelingen hebben doorgaans geen duidelijk inzicht in het aantal Access-databases en Excel-bestanden dat binnen de organisatie in omloop is en welke daarvan belangrijk zijn voor de medewerkers.
Met Power Platform-oplossingen kan jouw IT-afdeling een overzicht krijgen van de door medewerkers ontwikkelde applicaties en automatiseringen, en welke daarvan actief worden gebruikt en belangrijk zijn voor de dagelijkse activiteiten
Do it right: Controle inschakelen en uitoefenen
Het Power Platform Admin Center biedt verschillende mogelijkheden om meer controle uit te oefenen over de applicaties die worden gemaakt. Beheerders krijgen een overzicht van alle Flows en Power Apps binnen de organisatie, inclusief de bijbehorende statistieken. Ze kunnen ook gegevensbeleidsregels instellen, waarmee de connectoren beter worden gereguleerd. Op deze manier kunnen ze ervoor zorgen dat bepaalde connectoren niet kunnen worden gebruikt, of dat een combinatie van connectoren binnen dezelfde Flow of Power App niet mogelijk is. Door bijvoorbeeld de Outlook- en Dropbox-connector niet te combineren, wordt voorkomen dat gebruikers automatisch e-mails naar Dropbox kunnen verzenden.
Een andere, bijzonder belangrijke functionaliteit is de mogelijkheid om verschillende omgevingen aan te maken. Automatiseringen en Power Apps kunnen in verschillende omgevingen worden georganiseerd, waarbij sommige omgevingen strenger worden gecontroleerd dan andere. Zo bevinden alle zelfgemaakte applicaties zich in één omgeving, terwijl de applicaties die door IT zijn ontwikkeld en worden ondersteund, in een andere omgeving staan.
De IT-afdeling heeft er dan ook alle belang bij om medewerkers te overtuigen hun Excel- en Access-toepassingen om te zetten naar Flow & Power Apps, zodat zij een beter overzicht krijgen van wat er binnen de organisatie gebeurt.
Nog enkele aanbevelingen om het Power Platform beter te beheren of te controleren:
- Maak subgroepen van medewerkers met verschillende toegangsrechten.
- Zorg voor een mechanisme om toegang tot Power Apps en Flow te verlenen.
- Stel duidelijke verwachtingen vast met betrekking tot ondersteuning. Bijvoorbeeld: als medewerkers zonder toestemming hun eigen Power App of Flow maken, wordt deze niet ondersteund door de IT-afdeling.
- Verwijder oplossingen die zijn gemaakt door onbevoegde auteurs.
Klaar voor een bedrijfsbrede implementatie van Flow en Power Apps?
Het is een grote verandering voor IT-afdelingen om medewerkers toegang te geven tot tools die voorheen alleen beschikbaar waren voor professionele ontwikkelaars. Aan de andere kant proberen medewerkers hun problemen al op te lossen met tools als Access, Excel en andere clouddiensten, en deze applicaties zijn veel moeilijker te beheren.
Het beheer van het Power Platform wordt gestroomlijnd met beheertools, sjablonen, rapporten en beheerdersconnectoren in het Power Platform Admin Center. Door medewerkers toegang te geven tot deze tools kan dit leiden tot:
- Een beter gebruik van bedrijfskennis
- IT is niet langer een knelpunt
- Betere beveiliging voor apps
- Verbeterde verantwoordingsplicht en transparantie voor elke app
- De mogelijkheid om app-makers duidelijk te identificeren
Dit gebeurt natuurlijk niet van de ene op de andere dag. Rome is ook niet in één dag gebouwd. Bouw het langzaam op, met de juiste begeleiding, en stel het stap voor stap open voor meer gebruikers om een succesvol resultaat te bereiken. En vergeet niet: als je begeleiding nodig hebt tijdens deze overgang, staat Qubix klaar om jouw organisatie te helpen bij het bereiken van Power Platform-doelen!
