CLdN

De uitdaging

Met SAP SuccessFactors zette CLdN een belangrijke stap in de digitalisering van zijn HR-processen en personeelsdata. Voor het centraal beheren en eenvoudig terugvinden van documenten zoals cv's, identiteitsdocumenten en andere HR-bestanden was echter een aanvullende oplossing nodig.

CLdN wilde alle relevante documenten samenbrengen in één digitaal dossier per medewerker. Tegelijk moest gevoelige informatie correct worden afgeschermd: HR-medewerkers mogen alleen gegevens zien van de landen waarvoor ze bevoegd zijn, terwijl management- en payrollinformatie bijkomende bescherming vereist. Daarnaast wilde CLdN het handmatige beheer van dossiers en metadata zoveel mogelijk beperken.

De oplossing

Qubix ontwikkelde voor CLdN een digitaal HR-documentplatform op basis van SharePoint Online, geïntegreerd met SAP SuccessFactors via Microsoft Azure. SAP SuccessFactors blijft het centrale platform voor HR-processen en personeelsgegevens, terwijl SharePoint alle bijbehorende documenten gestructureerd samenbrengt in één digitaal personeelsdossier.

Personeelsdossiers worden automatisch aangemaakt, relevante gegevens en documenten worden gesynchroniseerd en metadata wordt automatisch toegevoegd. De omgeving houdt daarbij rekening met de internationale structuur van CLdN: toegangsrechten worden afgestemd op land, managementniveau en payrollrol, zodat gevoelige informatie alleen zichtbaar is voor bevoegde medewerkers.

Via een centrale zoekomgeving kunnen HR-medewerkers bovendien snel documenten terugvinden over verschillende SharePoint-omgevingen heen, zonder de bestaande toegangsrechten te omzeilen. Zo beschikt CLdN over één veilige, gestructureerde en schaalbare omgeving voor HR-documenten, met minder handmatig beheer en meer overzicht voor HR.